Canal de denuncias en empresas - Política de Whistleblowing

¿Qué es un canal de denuncia de irregularidades y cómo funciona?

Un canal de denuncias es una solución digital que las empresas implantan en su espacio de trabajo para que los empleados puedan informar de irregularidades. Es una herramienta segura que facilita a las empresas y a sus empleados la gestión de un canal de denuncias que se ajuste a la Ley Whistleblowing, una directiva oficial de la UE que garantiza la confidencialidad de los empleados y los protege durante el proceso.

¿Cómo se utiliza un canal de denuncias en las empresas?

En terminos prácticos, un canal de denuncias es un programa informático que ofrece a los empleados y socios potenciales de una empresa una forma de denunciar malas prácticas o actuaciones ilegales o poco éticas. Los canales de denuncia también pueden denominarse líneas directas de denuncia o sistemas de denuncia de irregularidades.

Un empleado, también denominado denunciante, informa de irregularidades a través de un formulario en el canal de denuncia de la empresa. El denunciante puede ponerse en contacto con una oficina de investigación, adjuntar material y dialogar con los responsables del caso a través del canal de denuncias. Cada paso se lleva a cabo de forma que se mantenga la confidencialidad del denunciante y de los terceros mencionados en la denuncia y se excluya toda posibilidad de acceso no autorizado a la información. Los empleados también pueden optar por denunciar en última instancia de forma anónima sin revelar su identidad si la opción está disponible en el canal de denuncia elegido.

¿Por qué se habla tanto últimamente de la denuncia de irregularidades?

Tras la adopción de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones, todos los estados miembros deben transponer dicha Directiva antes del 17 de diciembre de 2021, elaborando una ley nacional de protección de denunciantes y anunciado un plazo para que las empresas de más de 250 y 50 empleados establezcan una línea directa interna de denuncia de irregularidades.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

La respuesta corta es: todas las empresas e instituciones españolas con más de 50 empleados están obligados a contar con uno de estos sistemas. Pero, ¿a partir de cuándo exactamente es obligatorio?

En España, la aprobación de la Ley 2/2023 del 20 de febrero, publicada en el BOE el 21 de febrero de 2023, estableció los dos plazos siguientes para la implantación de los canales de denuncia de irregularidades.

Empresas e instituciones que deben haber implantado una solución de denuncia de irregularidades antes del 13 de junio de 2023:

Entidades del sector público, excepto municipios de menos de 10.000 habitantes;
Empresas privadas con 250 o más empleados; y
Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que pudieran crear, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Además, se ha previsto una fase transitoria prorrogada hasta el 1 de diciembre de 2023:

Empresas con una plantilla de 50 a 249 empleados;
Municipios con menos de 10.000 habitantes.

Con el objetivo de sacar el máximo partido a su tiempo y recursos, las pequeñas y medianas empresas tienen ahora la oportunidad de valorar detenidamente posibles canales de denuncias que cumplan todos los requisitos específicos necesarios. En este sentido, es fundamental asegurarse de que el canal de denuncias que se elija cumpla con los requisitos exigidos por la legislación española, es decir, que ofrezca las funcionalidades necesarias y los estándares de privacidad de datos para la recogida, tratamiento y almacenamiento de la información de las denuncias

Sanciones por la no aplicación de la directiva Whistleblowing en España

No poner en marcha un canal interno de denuncia de irregularidades puede acarrear multas, lo que también puede suponer un daño para la reputación de la empresa.

Las infracciones contempladas en esta Ley se castigarán con multas que actúen como elemento disuasorio de las irregularidades.
Si los responsables de la infracción son personas físicas, se les impondrá una multa:

De 1.001 a 10.000 euros por la comisión de infracciones leves
De 10.001 a 30.000 euros por la comisión de infracciones graves
De 30.001 a 300.000 euros por la comisión de infracciones muy graves

Si la infracción es imputable a personas jurídicas, se les impondrá una multa:

De hasta 100.000 euros en caso de infracciones leves
De 100.001 a 600.000 euros en caso de infracciones graves
De 600.001 a 1.000.000 euros en caso de infracciones muy graves

Además, en caso de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente para la Protección de los Denunciantes puede decidir imponer:

Amonestación pública
La prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un período máximo de cuatro años
Prohibición de contratar con el sector público por un período máximo de tres años